席替えの大切さ

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突然ですが、皆さんの会社では席替えを行なったことがありますか？

活発にある会社もそうでない会社もあると思いますが、私の中では実はものすごい重要なマネジメントであると考えています。

自分が一番忙しい病にかかった人

以前の話ですが、同じプロジェクトを抱えている者同士で細かい報告をするため、いちいち席を立ち、相手の席へ向かうという事を繰り返す人達がいました。

まとめて話すよりも都度話した方が本人としては安心するのでしょう。

この方々は一日の大半を移動と移動先での報告に時間を費やし、自分の仕事はほとんどできていない状況でした。

なにしろ席にいるとひたすら電話をして、それが終わると報告に席を立つという循環を繰り返しているのですから手を動かす時間がありません。

しかもひっきりなしに移動を繰り返しますから気がはやるあまり、大声で話しながら近づいて行くので移動途中にいる人は気が散り仕事が手についていないようにも見えました。

そこで、私は席替えを提案しその二人を隣同士にしてもらうことにしました。

これでひとまず周りへの影響が少なくなったものの、今度は隣でひたすら喋ると言う状況になり結果仕事の効率は上がりませんでした。

ここまでくると「報・連・相」ではなくただの生中継です。

ひたすら報告を続けているため聞き手に回る方も手を止めざるをえず、結果一人分の仕事すらできていません。

つまり、いない方がましということになるのです。

皆さんの周りにはこのような方はいらっしゃいませんか？

この「成長の必要がある方」はいるだけで組織の効率を落とすことになっている自覚がありません。

席替えをやってみてわかったこと

今回の教訓は、直接話す機会が多い人を隣同士にするか、まとめて話させるようにするかは場合によるという事です。

会社が本人に求めている仕事が何かという事をしっかりと自覚させ、手を動かすことと話すことのバランスを考えさせることが肝要であると言えるでしょう。

そもそも、細かく報告に行けないほど仕事があればこういったことになっておらず、「勝手に仕事を忙しくしている」可能性が高いため管理する方は注意が必要です。

話が逸れましたが…

席替えは、

人通りの多い席は交流が活発になる

一見、悪い席の場所に見えても適材適所によって効率的な役割を果たす場所もあります。

通路に近い席の方は否応にも声をかけられやすい場所にあると言えます。

自分で集中をコントロールできたり、余計な話を断れる人はこの場所に配置することにより必要な情報を取り入れやすくできることでしょう。

一方、余計なちょっかいも出されるので、断れない人や流されやすい人はそういう場所に置かない方が賢明です。

人通りの少ないところは期待のできる人へ

人通りの少ない場所は集中することが必要な専門職や自分を律することが出来る方へ割り当ててあげましょう。

もちろん周りの目も少ない分、この場所を悪用する可能性も出てきますが、成果物で判断しても遅くはないはずです。

守ってあげないといけない人は細い通路側か先輩でサンドイッチ

なかなか他人のムダ話を断ることができない新人や社内営業に勤しむ方は、先輩とサンドイッチすることによりプラスに働くことが多いと言えます。

狭い通路であればなんとなくそこへ行きづらくなりますし、先輩がいれば代わりに内容を聞いてあげることもできます。

【まとめ】

時間のムダ使いは殆どの人が罪の意識なく他人の時間を奪うことによって発生するものです。

まずは、一人一人時間の使い方を理解させるのが先決ですが、コミュニケーションが必要だという理由だけで時間のコントロールをできない管理職が多いのが現状です。

そういう方は本質を理解していないので、ノミニケーションなどの時間外の拘束やプライベートの話を無理やり聞き出すことも業務においては必要なことだと思っているのです。

そんな残念な管理者に対しては人通りの多いところに自席を構えてみることを提案してみるのも良いでしょう。

コミュニケーションの時間がないのであれば気軽に相談がしやすい場所に自分がいればよいだけの話ですから。

古い会社ほど、窓際の背中が見えないところに管理者が座り、全体を見渡すことによりマネジメントをしていると勘違いをしている方が多いように思います。

私の会社含め、周りの会社でもこのような席を取っている会社が多く、従業員は上司の管理に満足していないことをよく聞きます。

人口比率や能力値をみても、ダブついている管理者と少ない若手の希少価値は逆転しているわけですから、管理者が現場に積極的に介入すべきなのは明らかです。

結局のところ、自分のところに話を持ってこいと言えるのは決定的な仕事が出来るオーナー経営者くらいのものです。

それ以外の役員を含む従業員は昔の価値観に縛られず、本当に会社にとって効率の良い方法を検討するべきでしょう。

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