職場環境プチ改善〜OA機器周辺編〜

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オフィスではプリンターの用紙を日々消費するところが多いと思いますがプリント用紙がなくなると困ってしまいますよね。

急に紙がなくなるとプレゼンに持っていく資料が印刷できない、大切な見積を提出できないなど、ペーパーレスの世の中といえどまだまだ困ることが多くあると思います。

今回は、私の会社で起きたちょっとしたトラブルとそれを解消した上司のお話です。

プリント用紙枯渇防止大作戦

それはある金曜日の夕方、週末の休みを挟んで月曜早朝からプレゼンに臨む営業マンの同僚Aさんが忙しく準備をしていました。

資料の印刷やそのアッセンブリなど、バタバタしていたその矢先、プリンターの用紙がなくなってしまいました。

あーあプリント用紙なくなっちゃったどうしよう

通常、このコピー用紙は事務スタッフが常に管理し、一冊500枚入りで常に1,000枚を切る前に発注をするルールになっています。

ただ、この時は夜になり事務スタッフが帰っていたこと、週末のため紙をすぐ持って来てもらえる状況になかったことから、同僚は近くのコンビニに買い出しに行き急場を凌ぎました。

そんなことを言っているんじゃない

週明けの朝、同僚Aさんが事務スタッフをまとめる係の同僚Bさんに週末のことを話しました。

すると補充に関して事務スタッフが持ち回りで対応しているようで、本来やるはずだった後輩Cさんがやるべきでそれが問題だったからしっかり注意をしておくといいます。

もちろん同僚Aさんは伝える際になぜ用紙が切れたのだなどといったわけではなくこんなことがあったよ、と言う程度のニュアンスで伝えました。

それでも、Bさんは自分への指摘と感じてしまったのか、その後輩にネガティブな感情を持っていたのか分かりませんが後輩Cさんが出来ていないことばかりを取り立てて話をします。

そもそも夜に紙がたくさん必要になることは事務スタッフは事前に言われない限り分からないし、誰だって忙しくなればコピー用紙の補充は後回しになる事だってあるでしょう。

一休さん登場

ここでは誰が悪いからではなく、普段の仕事を効率よくするためにどうするかが大切です。

そこで、たまたまそこに居合わせた上司があるアイデアを提案しました。

それはプリント用紙をしまっている引き出しの一番下に2冊（1,000枚）を置き、その上にメッセージ「用紙がなくなりそうなのでこの紙を事務スタッフに渡してください。」が書かれた紙を置きその上からコピー用紙を積み上げていくことでした。

これにより誰が使用しても残り1,000枚を切る前に報告される仕組みが出来上がったのです。

結局、それ以降紙が足りなくなったということで騒ぐことはなくなりました。

人はミスをする前提で仕組みを考える

業務改善というものは、一人の能力を上昇させるものではなく、トラブルを周りでカバー出来る体制にしたり、リスクを自動的に防止するような環境を作ることが重要です。

また、自分が関わっているからこそ思い込みや否定することを嫌い、改善を阻害することもあるので注意が必要です。

みなさんの周りの職場でもこういったことはありませんか？

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